「会社の上司から、忘年会の幹事を頼まれたけれど、何から始めればいいのだろう」
「いつから準備し始めればいいの」
このような疑問をお持ちの方はいらっしゃいませんか？
幹事をするのが初めてという方であれば、不安も大きいのではないでしょうか。
そこで今回は、そんな幹事初心者の方向けに、忘年会の流れや準備開始時期など、おすすめのプランと共にお伝えしていきます。
忘年会の時期
会社の忘年会であれば、12月の中旬～下旬頃に行われるのが一般的です。
クリスマスパーティを兼ねた忘年会を行う会社も少なくありません。
この時期は様々な団体が忘年会を企画する時期であるため、曜日や時間によっては会場の確保が難しいことがあります。
忘年会準備の流れ
忘年会を準備する上で考えなければならない事項は主に3つあります。
開催日時、開催場所、内容です。
＊開催日時
始めに、いつ忘年会をするのかを決めなければなりません。
これは、開催場所や内容を決定するために最初にすべきことであり、参加希望者を早めに確定するためにも必要な情報となります。
会社の忘年会では、目上の人の予定に合わせることが求められます。
宴会の規模にもよりますが、基本は上司や先輩の予定をうかがって決めるのが一般的です。
＊開催場所
開催日時が決定したら、次にすべきことは開催場所を決めることです。
参加者の数や年齢層、予算を考え、どこで忘年会を開くか検討します。
どのような雰囲気で忘年会をしたいのかもふまえて会場選びをすると、当日の進行をスムーズに進めることに繋がるでしょう。
＊内容
開催日時・場所が決定したら、次はどんな内容の宴会にするのかを決めます。
宴会の規模によっては、余興やアトラクションの数が多くなることもあります。
当日すべきことが多い場合は、参加者に当日の流れを把握してもらうためにしおりを配るのもいいかもしれません。
準備開始時期
忘年会の準備を始めるのは、だいたい一ヶ月前という幹事さんが多いようです。
しかし、これは宴会の規模によって左右されるため一概には言えません。
大きな宴会であれば参加者把握や会場探しに時間がかかるため、より早く動き始める必要があります。
早い方は一年前から予約をする方もいます。
＊おすすめのプラン
忘年会の幹事になると、やらなければいけないことがたくさんあります。
仕事をしながら忘年会の企画もしなければならないとなると、非常に負担の大きい役割であると言えます。
そんな幹事さんにおすすめなのが、ケータリングを利用することです。
料理を置く机とスペースさえあれば、どこでも宴会会場になってしまうケータリングでの忘年会。
参加者数や予算などを相談すれば、プランナーがお客様にぴったりのプランをご提案します。
忘年会当日は、会場の準備から片付けまでスタッフが行うので幹事さんの負担も少なくなり、幹事さん自身も忘年会を楽しんでいただけることでしょう。
まとめ
今回は、忘年会幹事になったらやるべきことやその流れ、おすすめのプランについてご紹介しました。
ご興味のある方は、ぜひ一度スタイリッシュ・デリ東京までご相談ください。
