「交流会を開くのに適した会場はどんなところ？」
交流会の幹事を任された方にとって、会場選びについては気になるものですよね。
どんな料理を用意するかなど内容の部分にばかりにこだわってしまい肝心の開催場所についてあまり検討がなされていなければ、肝心の会場までたどり着きにくかったり、人数と規模が合っていないなどといった状況にもなりかねません。
そこで今回は、「交流会の会場の選び方」についてご紹介します。
幹事の方は、今回の内容を参考に実際に会場を押さえてみてはいかがでしょうか。
アクセスの良さ
大人数が集まる会の会場選びにおいて、最も重要なことはその会場が集まりやすい場所にあるかどうかです。
近くの利用できる交通機関の数や種類、最寄駅からの距離など、アクセス面での利便性が十分であるかどうかを調べる必要があります。
ホームページを見て、駅から徒歩○分と書いていても、駅から最短距離で到着できる道自体がどこにあるかわかりにくければあまり参考にならないこともあるため注意が必要です。
人数に合った広さ
次に注意すべきことは、広さです。
交流会に参加する人数を正確に把握し、全員が窮屈に感じない適切な広さの会場を選びましょう。
その会の中で演目が行われる予定があれば、その担当者と打ち合わせをし、演目が不自由なく進行できる広さが確保できるかどうか確かめることをおすすめします。
また、せっかくケータリングの料理が準備されていても、広さが窮屈だと料理を積極的に取りに行きにくくなってしまいますよね。
かと言って狭すぎることを恐れて広すぎる会場を押さえてしまうことも注意が必要です。
広い分料金が高くなりますし、広すぎるとスペースが空きすぎて少し寂しく感じます。
適切な予算設定
広さやアクセスの面で問題がなくても、その会場を予約するのに必要なお金があまりに高ければ、実際に予約することは難しいですよね。
大まかに参加する人数を把握し一人当たりいくら程度負担してもらうか、予算を立てておくとよいでしょう。
参加費が高すぎて参加者から不満の声が上がらないよう、妥当な予算の設定をしていきたいものです。
まとめ
以上、交流会の会場の選び方についてご紹介しました。
初めて幹事をする方にとっては、当日までの準備から、当日の進行、そして参加者を送り出すまで、多くのことに気を配る必要があります。
しっかりと事前に計画を立て、無事に成功するように備えたいものですね。
料理の手配には、準備から片付けまで行ってくれるケータリングがおすすめです。
ケータリングをご検討の際は、是非一度私たちスタイリッシュ・デリ東京にご相談ください。
料理のご提案は勿論ですが、経験豊富なスタッフが会場探しのご相談にも承ります。
