初めて社員総会の幹事を任された皆さん、何から準備を始めたらいいのか、お困りではありませんか？
社員総会は会社の中でも最大と言っていいイベントですので、緊張も大きいですよね。
そこで今回は、社員総会の準備の流れと準備上で気を付けるべきポイントをご紹介いたします。
◇社員総会の準備の流れ
1、目的を明確にする
社員総会の目的によって、その内容や雰囲気はかなり変わります。まずは、どのような社員総会を目指すのか共通意識を持ちましょう。
2、会場等を手配し、広報する
日時や会場が決まれば、早いうちに社員全体にお知らせしましょう。参加希望の有無を問うときは、締め切り日を記載することをおすすめします。
3、プログラムを決める
目的に合わせてコンテンツを考え、プログラムを決定します。
4、スケジュールを組む
社員総会当日から逆算して、いつまでに何をしなくてはならないのかを具体的に決めましょう。
5、準備物をそろえる
動画など、制作が必要なものは余裕をもって準備しましょう。
◇社員総会で失敗しないための、準備上のポイント
1、丁寧な言葉遣いを意識する
社員総会はただの飲み会とはまったく違う、非常に規模の大きいフォーマルな会です。普段より丁寧な言葉遣いを意識して司会進行に臨みましょう。
できれば台本を作成して、敬語の使い方等に不安のあるところは先に調べておくと、本番での間違いを防ぐことができます。
2、読み仮名を確認する
社員総会において、挨拶をいただく際や表彰を行う際など、社員個人の名前を読み上げることがあるかと思います。
このとき、名前を読み間違ってしまっては大変失礼ですので、事前に正しい読み方を確認して、ふりがなを振っておくと安心ですね。
3、食事
味はもちろんですが、管理職の方のアレルギーなども把握しておくと良いでしょう。極端な例ですが、カニ料理がメインで出てきたけれど社長がカニアレルギーだった、なんてことは避けたいですよね。
食事の手配には、要望や希望予算に合わせたオーダーができるケータリングがおすすめです！幹事の負担軽減はもちろん、参加者の手も煩わせることなく済みます。
4． 機材は動作確認をする
会の進行が滞ると、場がしらけてしまいます。そして進行の滞りの原因になりやすいのが、機材トラブルです。マイクやパソコン、プロジェクターなど、特に借りるものについては正常に動作するかどうかを事前に確認しておくようにしましょう。
マイクは万が一に備えて予備を1つ用意できると安心です。
◇まとめ
以上、社員総会の準備の流れと失敗しないためのポイントをご紹介しました。
幹事の仕事に不安をお持ちの方は、一人で悩まずプロに相談しましょう！
打ち合わせを通して幹事様を全力でサポートし、料理だけではなくイベント全体をお手伝いする、ケータリングサービスのスタイリッシュ・デリ東京にぜひ一度ご相談ください！
