会社のキックオフイベントの運営を任されて、何から準備を始めるべきかお悩みの方、いらっしゃいますよね。
当日になってから準備に不足が見つかるなんてことは誰しも避けたいところです。
そこで今回は、キックオフ当日までに行っておくべき準備をご紹介いたします。
キックオフ当日までに行っておくべき準備
1．日程調整
まずは、イベントの重役となる、プロジェクトを中心になって進めているメンバーや管理職などの日程を早い段階で押さえに行きましょう。その中で候補日を絞り、後援者やほかの参加候補者に都合のいい日程を聞き出して、最終的な日程を決定します。
日程を尋ねる際は回答期限を設けることで、スムーズに日程を決めることが可能になります。
2．会場等の手配
日時が決まれば、会場の利用予約を取りましょう。また、新たなプロジェクトの開始に向けて関係者同士が交流を深めるきっかけになるよう、立食パーティーのような形式を取り入れることをオススメします。
料理をケータリングサービスに依頼すれば、会社の会議室でも面倒な準備いらずで立派なパーティー会場に早変わりさせることができます。社内をパーティー会場にすることで、別会場を予約する必要がなくなり、コストを大幅に削減することができます！
3．案内状送付
日時・費用・場所等のキックオフ概要が決定したら、すぐにその概要と出欠連絡のお願いを記載した案内状を送付します。
ここで、参加者リストを作成しておくと、準備段階の連絡から当日の出欠確認の名簿にまで使えて非常に便利です。
4．挨拶の依頼
早いうちにプログラムを決めて、開会の言葉、挨拶、閉会の言葉などは事前にメール等で依頼しておくようにしましょう。
特に、長めの挨拶をいただく場合は、おおよその時間の目安があると良いです。
5．当日の使用物の準備
マイクやスライドを用いる場合は、プロジェクターなどの機器が正常に作動するかどうかを事前に確認しておきましょう。
その他、来賓の方にお渡しする広報物やプロジェクトの概要をまとめた冊子、出し物をする場合はその準備など、必要なものを早めにリストアップしておくと安心です。
また、会社等から備品を借りる場合は、誤ってなくしたりすることのないよう、管理を徹底しましょう。
◇まとめ
以上、キックオフ当日までに行うべき準備をご紹介しました。
キックオフの全体像を決めて必要なものを把握するまでの過程を早めにしておくことで、当日のトラブルを未然に防ぐことができます。
円滑な進行に努めつつ、交流や出し物を通して新プロジェクト関係者間の連帯感を生み、士気を高めることができるようなキックオフイベントにしましょう！
ケータリングサービスのご用命は
まで！
