幹事をしたことのある方の中には、苦い経験をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。しっかり準備をしていても、想定外の出来事はつきものですよね。
そこで今回は、同窓会の幹事で失敗しないためのポイントを3つご紹介します。
同窓会の幹事で失敗しないためのポイント
1.食事
まず注意すべきはアレルギーです。極端な話、卵料理がメインのお店ならば、卵アレルギーの方が食事を全く楽しめなくなってしまいます。
大規模な同窓会で全員のアレルギーを考慮するのが難しい場合は、多種多様な料理を自分で選んで食べられる、ビュッフェ形式にするのが無難です。ケータリングならば、ご予算やご希望に合わせたビュッフェも可能です。Ḥalālなど、宗教上のご相談も可能です。
次に気になるのが、料理の味です。美味しい料理があってこそ、気分が上がって話も弾みます。期待していたよりイマイチ、なんてことは避けたいところです。事前に口コミやレビューを確認するほか、自分の舌で味見できるとなお安心です。
さらに、コース内容についても入念に確認しておきましょう。「お酒の種類の豊富なお店を選んだら、パーティー用のコースには数種類しかお酒がなかった」というような事態を防げます。
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2.会場
会場の選択では、まず大きさが重要になります。参加人数を少なく見積もりすぎて、会場の大きさに対して参加者が多くなると、非常に混雑します。窮屈さを感じさせないよう、キャパシティに余裕のある会場を選びましょう。
また、会場がどこにあるかで参加人数に影響を及ぼします。家からの距離が遠かったり、駅から遠い場所だと、それだけで行くのが面倒だと思わせてしまうのです。できる限りアクセスしやすい場所を選ぶと良いでしょう。
3.幹事として
当日の運営で、もっとも混乱を招きやすいのが集金です。誰からお金を貰っていて、誰から貰っていないのかがリアルタイムで把握できるよう、必ず名簿を作成しましょう。入場時など、集金するタイミングも事前に決めておきましょう。
二次会の予約も、幹事さんの仕事です。ほとんどの場合は二次会に行こうという流れになりますが、大人数で突然入れるお店はそう簡単には見つかりません。皆で探し歩く羽目になるのを防ぐために、多くの人が参加する二次会までは幹事さんが予約をとっておくのが一般的です。
まとめ
以上、同窓会の幹事で失敗しないためのポイントをご紹介しました。
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