会社のキックオフイベントの運営を任されて、何から準備を始めるべきかお悩みの方、いらっしゃいますよね。

 

当日になってから準備に不足が見つかるなんてことは誰しも避けたいところです。

 

そこで今回は、キックオフ当日までに行っておくべき準備をご紹介いたします。

 

 

 

 

キックオフ当日までに行っておくべき準備

 

 

 

1．日程調整

まずは、イベントの重役となる、プロジェクトを中心になって進めているメンバーや管理職などの日程を早い段階で押さえに行きましょう。その中で候補日を絞り、後援者やほかの参加候補者に都合のいい日程を聞き出して、最終的な日程を決定します。

 

日程を尋ねる際は回答期限を設けることで、スムーズに日程を決めることが可能になります。

 

 

 

 

2．会場等の手配

日時が決まれば、会場の利用予約を取りましょう。また、新たなプロジェクトの開始に向けて関係者同士が交流を深めるきっかけになるよう、立食パーティーのような形式を取り入れることをオススメします。

 

料理をケータリングサービスに依頼すれば、会社の会議室でも面倒な準備いらずで立派なパーティー会場に早変わりさせることができます。社内をパーティー会場にすることで、別会場を予約する必要がなくなり、コストを大幅に削減することができます！

 

 

 

 

 

3．案内状送付

日時・費用・場所等のキックオフ概要が決定したら、すぐにその概要と出欠連絡のお願いを記載した案内状を送付します。

 

ここで、参加者リストを作成しておくと、準備段階の連絡から当日の出欠確認の名簿にまで使えて非常に便利です。

 

 

 

 

4．挨拶の依頼

早いうちにプログラムを決めて、開会の言葉、挨拶、閉会の言葉などは事前にメール等で依頼しておくようにしましょう。

特に、長めの挨拶をいただく場合は、おおよその時間の目安があると良いです。

 

 

 

 

5．当日の使用物の準備

マイクやスライドを用いる場合は、プロジェクターなどの機器が正常に作動するかどうかを事前に確認しておきましょう。

 

その他、来賓の方にお渡しする広報物やプロジェクトの概要をまとめた冊子、出し物をする場合はその準備など、必要なものを早めにリストアップしておくと安心です。

 

また、会社等から備品を借りる場合は、誤ってなくしたりすることのないよう、管理を徹底しましょう。

 

 

 

 

 

◇まとめ

以上、キックオフ当日までに行うべき準備をご紹介しました。

 

キックオフの全体像を決めて必要なものを把握するまでの過程を早めにしておくことで、当日のトラブルを未然に防ぐことができます。

 

円滑な進行に努めつつ、交流や出し物を通して新プロジェクト関係者間の連帯感を生み、士気を高めることができるようなキックオフイベントにしましょう！

 

 

ケータリングサービスのご用命はまで！

 

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幹事をしたことのある方の中には、苦い経験をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。しっかり準備をしていても、想定外の出来事はつきものですよね。

 

そこで今回は、同窓会の幹事で失敗しないためのポイントを3つご紹介します。

 

 

 

 

同窓会の幹事で失敗しないためのポイント

 

 

1.食事

まず注意すべきはアレルギーです。極端な話、卵料理がメインのお店ならば、卵アレルギーの方が食事を全く楽しめなくなってしまいます。

 

大規模な同窓会で全員のアレルギーを考慮するのが難しい場合は、多種多様な料理を自分で選んで食べられる、ビュッフェ形式にするのが無難です。ケータリングならば、ご予算やご希望に合わせたビュッフェも可能です。Ḥalālなど、宗教上のご相談も可能です。

 

次に気になるのが、料理の味です。美味しい料理があってこそ、気分が上がって話も弾みます。期待していたよりイマイチ、なんてことは避けたいところです。事前に口コミやレビューを確認するほか、自分の舌で味見できるとなお安心です。

 

 

 

 

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さらに、コース内容についても入念に確認しておきましょう。「お酒の種類の豊富なお店を選んだら、パーティー用のコースには数種類しかお酒がなかった」というような事態を防げます。

 

 

 

 

 

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2.会場

会場の選択では、まず大きさが重要になります。参加人数を少なく見積もりすぎて、会場の大きさに対して参加者が多くなると、非常に混雑します。窮屈さを感じさせないよう、キャパシティに余裕のある会場を選びましょう。

 

また、会場がどこにあるかで参加人数に影響を及ぼします。家からの距離が遠かったり、駅から遠い場所だと、それだけで行くのが面倒だと思わせてしまうのです。できる限りアクセスしやすい場所を選ぶと良いでしょう。

 

 

 

 

 

3.幹事として

当日の運営で、もっとも混乱を招きやすいのが集金です。誰からお金を貰っていて、誰から貰っていないのかがリアルタイムで把握できるよう、必ず名簿を作成しましょう。入場時など、集金するタイミングも事前に決めておきましょう。

 

二次会の予約も、幹事さんの仕事です。ほとんどの場合は二次会に行こうという流れになりますが、大人数で突然入れるお店はそう簡単には見つかりません。皆で探し歩く羽目になるのを防ぐために、多くの人が参加する二次会までは幹事さんが予約をとっておくのが一般的です。

 

 

 

 

 

まとめ

以上、同窓会の幹事で失敗しないためのポイントをご紹介しました。

 

ケータリングでお困りの際は、プラン豊富かつ事前試食が可能なスタイリッシュ・デリ東京にご相談ください！

 

ケータリングサービスを通して、幹事さんをサポートします。

 

 

 

 

 

「初めて社員総会の幹事を任されたけれど、何をしたら良いのかわからない。」
「年に一度の大事な社員総会だから失敗できない！」

 

幹事になると、こんな悩みを持つ方が多いのではないでしょうか。

 

社員総会とは、会社の方針やビジョン、戦略を全社員で共有する場。その他、成績優秀者の表彰や懇親会をなどをして、社員のモチベーションアップを図ったりもします。

 

全社員を集めることは時間も費用もかかるため、開催するのは年に一度程度の重要なイベント。そのため、幹事には大きなプレッシャーがかかってきます。

 

そこで、幹事のプレッシャーを少しでも和らげるために、社員総会を成功させるためのポイントを3つご紹介したいと思います。

 

 

 

 

イベント会場選び

 

 

まず、全社員を一箇所に集められるような会場を探さなければなりません。

 

最近では、古民家などを貸し切りにして社員合宿を同時に行ったり、社員旅行を兼ねて旅館やホテルで社員総会を開催することも増えているようです。

 

宿泊するのでコストはかかりますが、夜の宴会でコミュニケーションが取れるのはメリットですね。

 

大企業の場合は、何千人と入れる会場がほんのわずかなので、話題性もある『東京ドーム』などで社員総会をすることもあるようです。

 

 

 

 

 

 

コミュニケーションの時間はたっぷりと！

 

 

他部署の人たちと話すことができる数少ない機会の一つなので、コミュニケーションの時間は多め取るようにしましょう。

 

普段交流のない部署の人達と会話することで、自分の知らなかった情報やあらゆる視点からの意見を取り入れることができるので、社員の成長にも繋がります。

 

部署ごとの余興や、部署の垣根を超えた簡単なゲームなどのイベントを取り入れると、さらにコミュニケーションを取ることができます。

 

 

 

 

 

 

みんながこだわる食事

 

 

社員総会の真の目的は会社の業務報告などですが、それ以外にも様々なプログラムが用意されており、中でも食事にこだわっている会社が多いようです。

 

社内の一室や、飲食店ではないレンタルスペースなどで社員総会を行う場合、食事は自分たちで手配しなければいけません。

 

オードブルや宅配で食事を手配することもできますが、料理がイマイチ美味しくなかったり、見た目が残念…なんてこともありますよね。

 

そこでオススメなのがケータリングです！

 

 

 

 

 

ケータリングなら料理が彩り豊かなのはもちろん、テーブルコーディネートもしてくれるので一気に華やかになります。

 

シェフが会場で料理を作ってくれたり、寿司職人が目の前で寿司を握ってくれるコースもあるので、パフォーマンスが良く、質の高い料理を提供することもできます！

 

 

 

 

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以上、社員総会を成功させるためのポイントをご紹介しました。

 

社員全員に満足してもらえるような社員総会を開催してくださいね！

 

 

 

 

 

 

 

 

 

「幹事を頼まれて引き受けたのはいいが、やることが多くて意外と大変そう」
「同窓会の幹事は初めてで、どんな準備をすれば良いか分からない」

 

卒業してから住む地域も職業もバラバラな大勢の同級生を取りまとめなければならないので、同窓会の幹事は大変なことが多いです。

 

しかし、同級生から「同窓会に来てよかった」と思ってもらえる会にすることができれば、みんなの一生の思い出となり、人生においてひとつの大きな役割を果たせることになります。

 

そこで今回は、初めて同窓会の幹事を任された人に向けて、同窓会の準備についてご紹介します。

 

 

 

 

 

 

 

① 開催日を決める

参加者の仕事の都合や同窓会の準備期間を考慮して、余裕を持った開催日を設定しましょう。

 

地方で小規模な同窓会を開催する場合は、年末年始やお盆、ゴールデンウィークなど、連休に合わせた日程にすると集まりやすいでしょう。

 

 

 

 

 

 

② 開催地を決める

地元の馴染みの店や駅前のアクセスの良いところなど、わかりやすく集まりやすい場所を選ぶと良いでしょう。

 

最近では思い出深い母校の教室や体育館にケータリングを依頼して行う方もいらっしゃいます。

 

参加者の多くが東京に上京している場合は、集まりやすい中心都市部で行うのも良いかもしれません。

 

 

 

 

 

 

③ 出欠管理

 

 

幹事の悩みの種のひとつが出欠確認です。

 

いくら出欠確認の連絡をしても返信をしてくれない人が必ずいますし、人数が確定したと思ったら直前になってキャンセルする人もいます。

 

確実な出欠を取るためにも、キャンセル可否の一文や、キャンセルの際のリミット期日などは明確に表記して案内を出しましょう。

 

 

 

 

 

 

④ 会場の選択肢

大人数で同窓会を開催する場合、予算や立地の関係上、理想の会場を見つけることが難しい場合があります。

 

そこで選択肢の一つとしてオススメなのが、飲食店ではないイベントホールやレンタルスペースなどの会場だけを予約し、食事はケータリングを手配する方法です！

 

 

 

 

 

飲食店だけに絞って探すより会場の候補が広がるので、選択肢がかなり増えますよね。

 

それに、ケータリングならプロのスタッフが食事面だけではなく、会場のセッティングなどさまざまな場面でサポートしてくれるので、幹事の強い味方に♬

 

希望すれば事前の打ち合わせや試食なども対応してくれるのに、スタッフ派遣料が無料なのは魅力的です！

 

 

 

 

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以上、同窓会の幹事がやるべき準備の流れについてご紹介しました。

 

初めての幹事。
何かトラブルが起きないかと不安になりますよね。

 

そんな時にお役立ていただきたいのがスタイリッシュ・デリ東京！

 

スタイリッシュ・デリ東京なら、幹事初体験の方をサポートする体制が万全に整っています。

 

是非一度、ご相談ください！

 

 

 

 

 

 

 

決起会とは、年始や年度の初めに会社全体で集まり優秀者を表彰したり、今後のビジョンの共有、決意表明をして士気を高めるなど、さらなる事業拡大や目標達成を目指すための会です。

 

そんな決起会で重要となる司会者。

 

今回は、決起会の司会者の役割や振る舞いをご紹介します。

 

 

 

 

 

 

司会進行の役割

 

 

会の進行を務める人を「司会者」と呼びます。

 

決起会は簡単に言えば『士気を高める会』ですので、その場のテンションや雰囲気に合わせられる人、テンションが下がっている会場をあげられる人、急な振りにも応えられるような機転や協調性がある人が適任です。

 

司会者は会場の“雰囲気を上げる”重要な役割です。

 

 

 

 

 

 

最初の挨拶は目的を共有できるものにしよう

 

 

最初の挨拶は重要！何のために全社員が集まっているのかが分かるよう、目的を共有できるものにしましょう。

 

そして締めの挨拶は、今後も会社の事業拡大・目標達成のために全社員が一丸となって進めていこうと思えるような、勢いの乗った挨拶が良いでしょう。

 

 

 

 

 

 

決起会のあとに懇親会は必要？

 

 

最近では決起会が終わった後に、懇親会を行う企業が増えています。コストもかかるのに、懇親会は本当に必要なのでしょうか？

 

はっきり言います。必要です！

 

食事をしながら他部署とのコミュニケーションを取ることは会社全体のコミュニケーションの輪が広がることを意味します。

 

輪が広がれば会社全体の雰囲気作りにもなり、自然と士気があがることになります。だから懇親会はオススメなのです！

 

 

 

 

 

 

司会で忙しい幹事は懇親会まで目が届かない！

 

 

司会をしながら食事の準備、配膳は不可能に近いですよね。

 

そこでオススメなのがケータリングです！

 

 

 

 

 

 

ケータリングなら、食事に関する全てを専門のスタッフがお手伝いしてくれるので幹事は何もしなくてOK！

 

細かい指示は事前の打ち合わせで伝達するのみ。懇親会当日は司会に専念することができます。

 

もちろん後片付けもスタッフがしてくれるので、最後に参加者のお見送りなどもできちゃいます！

 

「司会の休憩中にゆっくりご飯を食べられる」と、幹事の方から人気ですよ♬

 

 

 

 

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以上、決起会の司会者が心得るべき役割や振る舞いをご紹介しました。

 

決起会の司会者は、会の進行に合わせて休みなく臨機応変に対応しなければならない重役です。

 

懇親会の時くらい、幹事の仕事はケータリングのスタッフに頼んで、食事を楽しみませんか？

 

スタイリッシュ・デリ東京は経験豊富なスタッフがたくさんいます。

 

ご相談はお気軽にどうぞ！！