「初めて社員総会の幹事を任された」
緊張しない人は少ないですよね。
「失敗したらどうしよう」「いつもの業務で手がいっぱいなのに、自分に幹事なんて務まるのだろうか」と、悩んでしまう方がほとんどだと思います。
今回はそんな初幹事さんのために、失敗しない社員総会の準備の流れについてご紹介します。
実行委員会を設置する
実行委員会とは、社員総会の運営、各コンテンツやプロジェクトの遂行を担う委員会。
簡単に言うと、幹事を集めた委員会です。
メンバー選びのポイントは、他部署との関わりが多い部署の広報や人事から選ぶこと、また、コミュニケーション能力が高く、社内で人気の高い人物を参加させると円滑に活動することができるでしょう。
会場選び
アクセスの良い場所やコスト面で人気のある会場はすぐに予約でいっぱいになるため、日時に余裕を持って会場を抑える必要があります。
総会の中で行う企画に沿って会場を選ぶことができたら良いのですが、企画を決めるのに時間がかかると会場が埋まってしまうので、参加人数がある程度確定したらすぐに予約をし、予約した会場でできる範囲の企画を考える方が良いでしょう。
案内
社員総会の日程と会場などの詳細を社全員に案内します。
一度イベント告知として周知させた後、全員に詳細メールを送信すれば忘れられず、スムーズな出欠確認を取ることができます。
企画づくり
社員総会の主なコンテンツは、成績発表や優秀者発表、事業方針の共有になりますが、社員同士のコミュニケーションを図ったり、組織のビジョンを共有して士気を高めてもらうために出し物や食事を用意したりします。
出し物の主な例は、バンド演奏やダンス、スポーツ大会などがあります。
どんな出し物でも、他部署とコミュニケーションが取れるものがオススメです！
食事
人数や出し物の関係で食事が出ないイベントホールなどを予約する場合は、自分たちで用意しなければなりません。
事前準備や当日の司会進行で、食事にまで気を配る自信がない！
そんな方にオススメなのがケータリングです。
ケータリングなら当日の食事の準備から後片付けはもちろん、希望すれば会場での事前打ち合わせや試食ができるのでスタッフに相談しながら決めることができ、食事に関する悩みが一挙に解決できます！
参加者に合わせて選べるプランは、リーズナブルなプランからリッチなプランまでさまざま！
プラン選びに困ったら、スタッフに相談すれば最適なプランを案内してくれますよ♬
以上、社員総会の準備の大まかな流れについてご紹介しました。
通常業務と並行して準備をしなければならないため大変なことも多いですが、幹事として参加者に喜ばれる社員総会になったら嬉しいですよね。
しっかりと事前準備を行って、素敵な社員総会にしましょう！
